Politique de confidentialité

Le Fit Crew (9532-8084 Québec inc.)

En vigueur le : 10 février 2025
Dernière mise à jour : 20 juillet 2026

Le Fit Crew accorde une grande importance à la protection de vos renseignements personnels. La présente politique explique, en termes simples, quels renseignements nous recueillons, pourquoi, comment nous les utilisons et les protégeons, et quels sont vos droits. Elle est établie conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25.

1. Qui nous sommes

Le Fit Crew (9532-8084 Québec inc.) offre des services de soutien médical sportif (thérapie du sport, suivi des blessures) à des équipes, à des établissements et à leurs athlètes.

Nos systèmes et nos données sont hébergés au Québec, chez un fournisseur d'hébergement tenu à la confidentialité.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Le responsable de la protection des renseignements personnels chez Le Fit Crew est :

Denis Durepos, président
Courriel : admin@lefitcrew.com

Vous pouvez communiquer avec le responsable pour toute question sur la présente politique, pour exercer vos droits (section 12) ou pour porter plainte (section 14).

3. Renseignements personnels que nous recueillons

3.1 Visiteurs de notre site Web et personnes qui nous contactent

• Lorsque vous prenez un rendez-vous en ligne, remplissez un formulaire ou créez un compte : votre nom, vos coordonnées et le motif de votre demande.
• Témoins de connexion strictement nécessaires au fonctionnement du site (voir la section 7).

3.2 Athlètes et personnes qui reçoivent nos services de soutien médical

Renseignements généraux :

• Nom et prénom, date de naissance;
• Coordonnées personnelles;
• Allergies et conditions médicales pertinentes;
• Personne à joindre en cas d'urgence (parent ou tuteur) : nom, numéro de téléphone, adresse courriel;
• Les quatre derniers chiffres du numéro d'assurance maladie.

Renseignements de santé (renseignements sensibles) :

• Diagnostic des blessures et date des incidents;
• Notes cliniques relatives aux blessures;
• Consentement parental, si l'athlète est mineur.

Les renseignements de santé sont des renseignements sensibles. Nous les recueillons et les utilisons uniquement avec votre consentement exprès et les protégeons avec un soin particulier (voir la section 5).

4. Pourquoi nous recueillons ces renseignements

Nous utilisons vos renseignements personnels pour :

• fournir et assurer le suivi de nos services de soutien médical sportif;
• communiquer avec vous et gérer les rendez-vous;
• assurer la sécurité des athlètes (allergies, conditions médicales, contact d'urgence);
• facturer nos clients et, le cas échéant, traiter les paiements;
• respecter nos obligations légales et professionnelles.

Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires à ces fins.

5. Renseignements sensibles et accès restreint

L'accès aux renseignements de santé est limité aux personnes qui en ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions, et uniquement pour les athlètes dont elles assurent le suivi — non pas à l'ensemble des dossiers de notre base de données :

• Personnel médical (thérapeutes et médecins) : accès complet au dossier des athlètes auxquels ils fournissent activement des services, selon leur rôle au sein des équipes concernées;
• Entraîneurs : accès limité au nom, au diagnostic et aux notes relatives aux blessures, pour les athlètes de leurs équipes.

Nos systèmes sont compartimentés de façon à faire respecter ces niveaux d'accès.

6. Consentement

Nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels avec votre consentement, donné de manière libre et éclairée, à des fins précises.

• Renseignements de santé : votre consentement exprès est recueilli au moyen d'un formulaire de consentement.
• Personnes mineures : le consentement du parent ou du tuteur est recueilli.
• Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps (voir la section 12).

7. Témoins de connexion (« cookies »)

Notre site Web utilise uniquement des témoins strictement nécessaires à son bon fonctionnement et à la sécurité de votre session. Nous n'utilisons pas de témoins de suivi publicitaire, de profilage ni d'outils d'analyse de tiers.

Vous pouvez configurer votre navigateur pour bloquer ou supprimer les témoins; certaines fonctions du site pourraient toutefois ne plus fonctionner correctement.

8. Communication à des tiers et hébergement

Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements personnels.

Vos renseignements sont hébergés au Québec, chez un fournisseur d'hébergement tenu à la confidentialité (application de gestion, base de données et service de courriel).

Hors Québec : la seule communication susceptible d'impliquer des serveurs situés à l'extérieur du Québec est le traitement de certains paiements par le fournisseur de paiement Stripe. Ce fournisseur applique des mesures de sécurité reconnues à l'échelle de l'industrie. Les renseignements de santé des athlètes ne sont jamais transmis à ce fournisseur.

Nous pouvons également communiquer des renseignements lorsque la loi l'exige.

9. Traitement automatisé et intelligence artificielle

Nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements personnels.

Nous pouvons utiliser des outils d'intelligence artificielle à des fins internes et procédurales uniquement. En aucun cas ces outils ne sont utilisés pour traiter des renseignements de santé de nos athlètes, membres ou clients.

10. Durée de conservation

Nous conservons vos renseignements pendant la durée de nos services, puis pour une période de conservation standard d'au moins cinq (5) ans suivant le dernier service rendu, en cohérence avec les obligations de conservation des ordres professionnels dont relèvent nos professionnels traitants. À l'expiration de cette période, les renseignements sont anonymisés ou détruits de façon sécuritaire, l'anonymisation étant effectuée selon les critères prévus par la loi.

11. Mesures de sécurité

Nous prenons des mesures raisonnables pour protéger vos renseignements, notamment :

• la minimisation des renseignements recueillis — nous ne recueillons que ce qui est nécessaire à la prestation efficace des traitements et des suivis;
• l'hébergement au Québec;
• le contrôle des accès selon les rôles et des systèmes compartimentés;
• des mesures techniques et organisationnelles appropriées à la sensibilité des renseignements.

12. Vos droits

Vous avez le droit de :

• Accès — obtenir une copie des renseignements que nous détenons à votre sujet;
• Rectification — faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;
• Retrait du consentement — retirer votre consentement en tout temps. Nous cessons alors d'utiliser vos renseignements pour la prestation de nos services et les détruisons ou anonymisons, sous réserve des renseignements que nous devons conserver en vertu de nos obligations légales ou professionnelles applicables, ou de notre période de conservation (voir la section 10);
• Portabilité — obtenir les renseignements informatisés que vous nous avez fournis, dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
• Désindexation — demander la cessation de la diffusion d'un renseignement ou la désindexation d'un hyperlien, dans les cas prévus par la loi.

Pour exercer un droit, écrivez au responsable à admin@lefitcrew.com. Nous répondrons dans un délai de 30 jours.

13. Incidents de confidentialité

En cas d'incident de confidentialité (par exemple, l'accès ou la communication non autorisés à des renseignements personnels) présentant un risque de préjudice sérieux, nous prenons les mesures nécessaires pour en limiter les conséquences, nous avisons les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information, et nous consignons l'incident dans un registre.

14. Questions et plaintes

Pour toute question ou plainte concernant la protection de vos renseignements personnels, communiquez d'abord avec notre responsable à admin@lefitcrew.com.

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez communiquer avec la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) :

• Site Web : www.cai.gouv.qc.ca
• Téléphone : 1 888 528-7741

15. Modifications à la présente politique

Nous pouvons modifier la présente politique de temps à autre. Toute modification est publiée sur cette page, accompagnée de la date de mise à jour. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.

Cette politique est fournie en français et en anglais. En cas de divergence, la version française prévaut.